Management assistent
Branche: evenementen/onderwijs
Functie: Management assistent
Aantal uur: 32-40 uur per week
Startdatum: z.s.m.
Plaats: Waddinxveen
Contract: dienstverband bij opdrachtgever
Als Management Assistent speel je een centrale rol in het ondersteunen van zowel de directeur als de operationeel manager. Je biedt daarnaast ook ondersteuning bij verschillende andere taken. De organisatie is actief op het snijvlak van onderwijs en evenementen. Wat kun je verwachten van deze afwisselende functie?
Management assistent
Als management assistent ben je de steun en toeverlaat voor de directeur en operationeel manager. Met jouw organisatorische talent en oog voor detail zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je hebt een veelzijdige en afwisselende functie waarbij je pro-actief de handen uit de mouwen kunt steken. Denk hierbij aan de volgende werkzaamheden:
- Agenda Beheer: Je regelt en coördineert de agenda van de directeur (90%) en de operationeel manager (10%), plant afspraken en zorgt ervoor dat belangrijke deadlines worden bewaakt. Je houdt de voortgang van actiepunten nauwlettend in de gaten en zorgt voor de nodige follow-up.
- Vergaderingen: Je organiseert, bereidt voor en notuleert bestuurs- en managementteamvergaderingen. Je zorgt voor een soepel verloop van deze vergaderingen, die enkele keren per jaar plaatsvinden.
- Archivering: Je zorgt voor een efficiënt digitaal archiefbeheer.
- E-mailbeheer: Je beheert de mailbox van de directeur en handelt proactief op inkomende berichten.
- Boeken van reizen: Je coördineert en boekt reizen, hotels en vervoer en verzorgt de bijbehorende administratieve afhandeling.
- Ondersteuning bij evenementen: Je ondersteunt bij de organisatie van een jaarlijks evenement, waarbij je de begeleiding van VIP’s en de rol van gastvrouw op je neemt.
- Personeelsmutaties: je ondersteunt indien gewenst het management bij HR werkzaamheden zoals het verwerken van ziekmeldingen, in- en uitdiensttreding en het bijhouden van personeelsdossiers.
Jouw profiel
- Je beschikt over een afgeronde opleiding op MBO+/HBO niveau en aantoonbare werkervaring in een ondersteunende functie.
- Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift en bent ook het Engels goed vaardig.
- Je bent een zelfstandige en proactieve professional die snel kan schakelen in een dynamische omgeving.
- Je bent communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling, en hebt een scherp oog voor detail.
- Je bent vriendelijk, open en staat stevig in je schoenen.
- Politieke sensitiviteit en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend, en je hebt plezier in het maken van complexe afspraken op hoog niveau.
Wat biedt de werkgever jou?
- Een werkplek bij een inspirerende werkgever waar enthousiaste en bevlogen mensen werken. Het vaste team bestaat uit ongeveer 25 medewerkers en dan is er rondom de evenementen ook nog een flexibele schil die ingezet wordt.
- Een salaris tussen € 2.900,= en € 4.550,= op basis van 40 uur per week.
- Een 13de maand en 8% vakantiegeld.
- Een jaarcontract met uitzicht op voortzetting in een contract voor onbepaalde tijd.
Interesse?
Deze functie staat open voor iedereen die zich in het profiel herkent.
Beschik jij over het gevraagde talent, of beschik je nog niet over alles wat we vragen, maar denk je wel dat jij de beste kandidaat bent? Wij ontvangen heel graag jouw cv en een korte motivatie.
Dit kun je sturen naar heleen@foryears.nl.
Wij zien jouw reactie met belangstelling tegemoet!