Management Assistent

Branche: Luchtvaart
Functie: Management Assistent

Periode: starten zo snel mogelijk
Aantal uren: 36-40 uur per week
Plaats: Schiphol
Contractvorm: dienstverband bij opdrachtgever

Voor onze opdrachtgever, een zeer bekende speler in de luchtvaartbranche, zijn wij op zoek naar een enthousiaste Management Assistent. In deze veelzijdige functie ondersteun je de Chief Customer Experience Officer (CXO), Chief Information Officer (CIO), de VP Customer Experience en de Vice President IT (VP IT) en hun teamleden in het behalen van hun doelen in een internationale omgeving.

Management Assistent

Jouw werkzaamheden:

  • Je beheert de agenda’s, roosters en regelt de reizen en alle logistieke werkzaamheden voor de CXO, CIO, de VP Customer Experience en de VP IT.
  • Je regelt complexe reisroutes en visumaanvragen via verschillende systemen, tijdzones en complexe agenda’s voor de CXO, CIO, de VP Customer Experience & VP IT en hun teamleden (vlucht- en hotelboekingen, visumafspraken en het verkrijgen van de  juiste visumdocumenten).
  • Je biedt algemene administratieve ondersteuning aan de CXO, CIO, de VP Customer Experience & VP IT en hun teamleden.
  • Je organiseert het logistieke proces omtrent logistiek vergaderingen, workshops en afdelingsevenementen
  • Je bereidt materialen en presentaties voor vergaderingen voor en richt indien nodig de ruimtes in (incl. cateringbestellingen, naamkaartjes en ander vergadergerelateerd materiaal)
  • Je treedt op als gastvrouw voor bezoekers 
  • Je regelt Afdeling / Management specifieke (ad hoc) taken
  • Je beheert e-mails wanneer daarom wordt gevraagd
  • Je werkt nauw samen met een team van Management Assistenten & Facility Management

De functie eisen

  • Je beschikt over een afgeronde opleiding op HBO niveau in een secretariële richting.
  • Daarnaast heb je minimaal 6 jaar relevante ervaring.
  • Je beheerst zowel de Engelse als de Nederlandse taal vloeiend in woord en geschrift.
  • Je bent zeer ervaren met Microsoft Office en hebt ook ervaring met het opzetten van video conference calls.
  • Ervaring in een internationale organisatie met meerdere time zones is een must.
  • Je kunt gemakkelijk met OV reizen richting de werklocatie op Schiphol.

Jouw profiel

  • Je beschikt over sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
  • Je kunt meerdere ballen in de lucht houden in een snelle en multiculturele omgeving.
  • Je kunt goed overzicht houden en prioriteiten stellen.
  • Je bent energiek, een kei in time-management en kunt goed multi-tasken en prioriteren.
  • Je bent altijd bereid om je collega’s te helpen.
  • Je vindt het leuk om in een dynamische werkomgeving te werken.
  • Je bent proactief, hands-on en resultaatgericht.
  • Je beschikt over een creatieve geest, denkt mee met de organisatie en durft verbeteringen te benoemen.
  • Je bent betrouwbaar, accuraat, geduldig en professioneel.
  • Je weet met gevoelige informatie om te gaan en kunt goed schakelen met mensen van allerlei culturen en niveaus.

Interesse?

Herken jij jezelf in bovenstaand profiel en voldoe je aan de eisen? Stuur dan je korte motivatie en update cv naar heleen@foryears.nl.

Contactpersoon voor deze functie is Heleen

Reageer nu!

Ben je benieuwd voor welke vacatures wij nog meer geschikte kandidaten zoeken? Klik hier.

Of ga je liever opdrachtmatig aan de slag? Neem dan eens een kijkje op de website van ons zusje four months, specialist in zwangerschapsvervanging.